He decidido llamarlo de esta manera porque de ahora en adelante se hablará de una industria de reuniones antes del COVID-19 y otra después del COVID-19. Coincidimos que nadie se imaginaba un escenario así, en donde se va a experimentar un cambio radical en muchos sectores, y como decía un meme que me llegó, no fue por decisión de la alta gerencia o de las TICs sino gracias al coronavirus. Este 2020 será recordado como el año que transformó la vida de la humanidad.

Sabemos lo que representan la industria de reuniones en la sociedad, la misma que actualmente tiene un impacto económico mundial de $ 2,5 trillones y se esperaba que hasta el 2025 creciera en un 7%, según Oxford Economics. Entre las características de los eventos o reuniones están: dinamizadores de varios sectores y negocios, rompe la estacionalidad, promueven la ciencia y el conocimiento, y promotores de destino. Los eventos en su formato tradicional, me refiero antes de comenzar la pandemia, buscaban tener diferentes momentos y escenarios en donde los participantes podían interactuar, conversar, participar de diferentes conferencias, entre otro tipo de actividades, que muchos de nosotros hemos vivido como asistentes al mismo o desde la planeación y organización.

¿Cuándo se encendieron las alertas?

Las alertas se comenzaron a encender con la cancelación del Mobile World Congress en el mes de febrero en Barcelona, España, y luego se da un efecto dominó de cancelaciones o postergaciones de eventos musicales, deportivos, oficiales, sociales, culturales, académicos, entre otros a nivel mundial, tal como lo mencioné en mi post anterior «El Coronavirus y su incidencia en el sector MICE y de eventos deportivos«

Hay empresas (grandes, medianas y pequeñas) y sectores que se verán afectados, por citar dos ejemplos de muchos que aparecerán, Latam Airlines (el mayor grupo de transporte aéreo de América Latina) requerirá la ayuda de los gobiernos, porque sólo tiene caja para operar entre tres y cuatro meses. Otro caso, en España, en el 2018 el sector de las bodas, según el Instituto Nacional de Estadística registró 167.613 eventos de esta índole y quienes la han planeado para el 2020, un 91,3% la postergó y un 8,7% canceló.

Después, que pase la pandemia se deberán aplicar algunos protocolos de seguridad que permitan a las personas realizar sus eventos siempre y cuando se respete la distancia social, utilicen protección en el rostro y gel de manos, entre otros. Ahora más que nunca las personas van a preferir que los organizadores le garanticen seguridad sanitaria.

Estamos viviendo una “nueva normalidad” o “normalidad relativa” como lo he escuchado en algunos webinar y debemos repensar nuestra forma de hacer eventos evaluando el modelo de negocio. Se deberán crear estrategias de valor que comiencen con el diseño y avocándonos más a las tecnologías, como lo menciono en el post «Eventos virtuales: ¿Llegaron para quedarse o alternativa temporal para enfrentar el coronavirus?», se implementará estrategias de responsabilidad social y empresarial como adaptación de espacio, entre otras, y que generen confianza entre los clientes. 

Rol de los OPE

Ahora, el rol de meeting planner, organizador de eventos y de todos quienes estén inmersos en la industria será a más de involucrar la tecnología y garantizar medidas sanitarias, es brindar nuevas experiencias a los asistentes como se hace en C2 Montreal, también se deberán flexibilizar los contratos para evitar los contratiempos que pasaron los organizadores del Mobile cuanto tocó cancelar el evento, además  de incluir seguros por pandemia como lo hicieron los organizadores de Wimbledon y ser creativos como en los casos que se han dado en Japón y Alemania, en el primero se llevó una ceremonia de graduación, sin salir de casa, en donde el rostro de los estudiantes aparecían en la parte superior de un robot, vestido con toga y birrete, y al que controlaban de manera virtual, y en el segundo caso las bodas, donde ya se han visto situaciones que las parejas han contraído nupcias y sus invitados han visto la boda por plataformas tecnológicas.

En este caso, Alexandra Macon señalaba que “hace unos meses vaticinaba que 2021 sería el año de la novia trendy. La mujer muy informada sobre tendencias que busca un vestido a la moda para casarse” y que ahora cambiará porque “la esencia tradicional de lo que es en realidad casarse se pondrá de nuevo en valor”.

Hay que estar atentos y preparados, nada será normal hasta que se encuentre la vacuna. La concentración de personas estará limitada, esto significa que los aforos se deberán reducir hasta en un 75% y sólo funcionar el 25%, deberán existir controles en aeropuertos, porque según los especialistas existirá una segunda ola y se lo está viendo en Japón, en la isla de Hokkaido.

Espero que se logre controlar esta pandemia y que las personas colaboren para que no aparezca una tercera ola. Recordemos que ante una crisis siempre habrá muchas oportunidades.

Existe incertidumbre porque no se tiene la bolita mágica para ver el futuro, no hay una receta elaborada, se experimentará durante algunos meses hasta encontrar primero un balance y luego una estabilidad permanente, pero después que pase este duro momento, considero que todos volveremos a encontrarnos en diferentes eventos, porque está comprobado que esta industria está ligada a las relaciones personales. 

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Máster en Organización de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocios en Ostelea (España) y en Dirección y Gestión de Empresas de Servicio en la Universidad de Especialidad Espíritu Santo (Ecuador). Licenciado en Turismo de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL). Especializado en servicios al cliente, relaciones humanas e interpersonales, protocolo y eventos. Fue Director de la Unidad de Bienestar Estudiantil y Politécnico y de las actividades culturales en ESPOL. Capacitador en SECAP, Conduespol y Ministerio de Turismo. Recibió reconocimientos por parte de la ESPOL y Colegio de Educadores del Ecuador. Trabaja en la Gerencia de Comunicación y es docente en la Licenciatura en Turismo de la ESPOL, UEES Online y de los programas de Educación Continua de la Universidad Católica. En el 2012 publicó el libro La brújula de los eventos. Turismo de negocios, actividad que va creciendo y en el 2017 su segunda edición.